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El nuevo panel de datos de administrador de AssessFirst
Año: 2023
Mi rol: diseñadora UX/UI
Compañía: proyecto interno en AssessFirst.
Equipo: Colaboré estrechamente con el Product Owner durante todo el proyecto. También compartí los diseños con los desarrolladores front-end para validar los aspectos técnicos y trabajé con el Localization Manager para definir la mejor manera de enfocar los textos. Los equipos de Ventas y TI también participaron en el descubrimiento, brindando información sobre el problema. Finalmente, se le pidió retroalimentación sobre el proyecto que estábamos construyendo y la prueba de usuario que realizaríamos al equipo de Customer Success.
En el portal de administrador había un panel de control que mostraba datos sobre el uso de la cuenta, pero los datos de seguimiento de uso de la página y las opiniones de los usuarios indicaban claramente que los usuarios no lo usaban. Aún así, los usuarios se comunicaban con AssessFirst para obtener informes sobre los datos de uso de sus cuentas. Por lo tanto, los usuarios necesitaban un panel de control donde pudieran descargarse los datos de forma autónoma, pero el de la aplicación no satisfacía sus necesidades.
Rediseñaríamos la página ofreciendo a los usuarios un panel de datos real para lograr 2 objetivos:
En un panel más intuitivo y con datos más útiles, los usuarios realizarían sus propias tareas sin intermediarios
Unos usuarios más autónomos reducirían las solicitudes de informes, dando a los equipos de AF tiempo para trabajar en sus propias tareas
Panel de administrador ANTES del rediseño.
1. Descubrimiento: Análisis de los datos y entrevistas con Ventas y TI para entender las necesidades de los usuarios y definir los principales KPIs.
2. Definición de producto: Especificación de los requerimientos y diseño del flujo del usuario.
3. Propuesta de diseño: Investigación sobre visualización de datos y diseño de pantallas.
4. Test con usuarios: Planificación del test con usuarios para dar respuesta a nuestras dudas, creación del prototipo realizado para el test, test con usuarios y conclusiones.
5. Solución final: Wireframing y creación de prototipo para la versión final tras el test.
Lo primero fue comprender mejor las necesidades de los usuarios administradores en términos de datos. Para ello, nos reunimos con diferentes equipos y recopilamos información sobre el tema.
A menudo se le pedía al equipo de Ventas que realizara acciones de administrador para diferentes clientes, por lo que podían decirnos qué información les interesaba a los clientes y por qué. Poder consultar los datos para cada delegación y para diferentes rangos de tiempo era muy importante para los clientes. Estaban interesados en conocer el día de incorporación de los contactos y su última conexión. También querían saber sobre el estado de las invitaciones enviadas y el estado de finalización de los test para cada contacto, para poder enviar recordatorios. Finalmente, los administradores querían saber sobre la última conexión de los reclutadores y su uso de las diferentes funcionalidades de la aplicación.
También le pedimos al Jefe de TI, a quien se le pedía que exportara informes de datos para los clientes cada semana, una lista de los informes que requerían los clientes. Comprobamos el número de clientes y la periodicidad con la que se solicitaba cada informe para identificar los principales KPIs que interesaban a los usuarios en general.
Con toda esta información y un nuevo concepto de rol de contacto que íbamos a introducir, definimos los 4 conjuntos de datos que se mostrarían en el nuevo panel de administración.
Nombre, email, fecha de incorporación, última conexión y rol de contacto
Nombre, email, invitador, estado de la invitación, fecha de respuesta
Nombre, email, fecha de finalización de SHAPE, fecha de finalización de DRIVE, fecha de finalización de BRAIN
Nombre de reclutador, email, fecha de incorporación, última conexión, invitaciones enviadas, campañas creadas, modelos personalizados, modelos IA
El objetivo del proyecto era crear un auténtico panel de control: un resumen de conjuntos de datos diferentes pero relacionados, presentados de manera que la información sea más fácil de entender. Una vez que supimos qué KPI globales conformarían los conjuntos de datos, pudimos definir las especificaciones funcionales.
Los usuarios necesitaban filtrar por delegación si tuviesen más de una.
Los usuarios necesitaban visualizar la información para diferentes rangos de tiempo
Los usuarios querían ver un resumen global de los datos
Los usuarios querían comparar los datos en el tiempo
Los usuarios necesitaba descargarse los datos
El nuevo panel de control se debía diseñar con el nuevo sistema de diseño y desktop first, ya que los usuarios administradores usan la aplicación para trabajar, principalmente en sus ordenadores, aunque también habría un acceso adaptado para móviles.
Sobre esa base también construimos el flujo del usuario:
Al diseñar los wireframes, lo primero fue encontrar la visualización de datos adecuada para cada KPI. Cada tipo de gráfico tiene atributos que ayudan a comunicar mejor una información u otra. Por ejemplo, para representar las partes de un todo, un gráfico de tarta es muy útil, pero para representar la evolución de los datos en el tiempo será necesario un gráfico con un eje temporal.
Los contactos son aquellos usuarios que han aceptado compartir su perfil de AF con una determinada delegación de una empresa, ya sean candidatos, empleados, managers o reclutadores. Hay un total de contactos que se pueden dividir en roles, por lo que un gráfico de tarta o una de sus variantes podría servir para la visualización global, y un gráfico de área podría mostrar la tendencia de crecimiento de cada rol a lo largo del tiempo.
Las invitaciones son solicitudes de contacto que los reclutadores envían a candidatos o empleados, sean ya usuarios de AF o no, a través de sus direcciones de correo electrónico. Las invitaciones pueden estar pendientes de respuesta, aceptadas, rechazadas o eliminadas. Cuando un destinatario acepta una invitación, pasa a formar parte de los contactos de la delegación desde la que fue invitado. Nuevamente, hay un total de invitaciones enviadas que se pueden clasificar, por lo que una variante del gráfico circular encajaría bien. Para diferenciarlo del KPI anterior se podría utilizar una variante diferente. Para mostrar la evolución en el tiempo se podría utilizar un gráfico de barras apiladas, ya que la tendencia en este caso no es tan importante.
Otro KPI era la finalización de tests. La aplicación ofrece 3 tests: el test de personalidad SHAPE, el test de motivaciones DRIVE, y BRAIN, un test psicotécnico BRAIN. Considerando cada test como una categoría, y para comparar cuántos usuarios habían completado cada test, un gráfico de barras podría funcionar, y para hacer la comparación en el tiempo, un gráfico de columnas agrupadas .
El propósito del último KPI era analizar el uso que los reclutadores hacían de la aplicación y conocer el cuántas veces cada reclutador había realizado una acción de reclutamiento. Con el Product Owner, pensamos que sería interesante abordarlo como un ranking de reclutadores que podría ordenarse por acción. La previsualización global mostraría el top 5 y, ampliando la información, se accedería a la lista completa de reclutadores.
Una vez definidas los diferentes gráficos a utilizar para cada conjunto de datos, compuse el panel y diseñé las interacciones, las páginas de detalle y el panel de descarga. Primero me centré en los wireframes para escritorio, ya que los administradores utilizan la aplicación como herramienta de trabajo, normalmente en el escritorio.
Con una primera propuesta de diseño para escritorio, pude trabajar en la adaptación para móvil. Queríamos ofrecer toda la información posible en móvil sin desmerecer la experiencia del usuario. Así, mantuve la visualización global de la página y la posibilidad de descargar los datos, pero decidí no incluir la evolución temporal (página de detalles) en móvil, ya que la legibilidad de los gráficos no era suficiente para las dimensiones del dispositivo y dañaría la experiencia.
Teníamos una propuesta de diseño y necesitábamos testear con usuarios si la solución era intuitiva y usable, pero también si la información mostrada era valiosa, comprensible y cubría las necesidades de los usuarios. ¿Los usuarios encontraban alguna dificultad para interactuar con los diferentes elementos como filtros, tarjetas, gráficos u opciones de exportación? ¿Entendían los datos de cada gráfico? ¿Eran valiosos estos datos? ¿Faltaba alguna información?
Para responder a nuestras preguntas, les pediríamos que realizaran algunas tareas para ver cómo interactúan con el diseño mientras explican en voz alta lo que hacen y les haríamos algunas preguntas sobre el contenido para ver si la información era comprensible. Definí 5 tareas que los usuarios deberían completar:
Filtrar y explorar. Los usuarios debían filtrar los datos para le delegación de Reino Unido en los últimos 6 meses y responder algunas preguntas sobre los datos en la página. De esta forma pudimos probar la interacción con los filtros y ver si los usuarios entendían la visualización de datos.
Ampliar los datos sobre contactos. Se pidió a los usuarios que ampliaran los datos sobre contactos y respondieran algunas preguntas al respecto. Esto puso a prueba la interacción de los usuarios con el widget y la comprensión de los gráficos que muestran los datos.
Ampliar los datos sobre invitaciones. Los usuarios debían volver al panel principal y ampliar los datos sobre las invitaciones para responder algunas preguntas. Además de observar la comprensión del comportamiento general y la de los gráficos, permitió probar la interacción del usuario con el botón «Volver».
Ampliar los datos sobre los tests. Nuevamente, los usuarios necesitaban volver al panel principal, ampliar los datos sobre la finalización de tests y responder una pregunta. Esto proporcionaría información sobre la comprensión de los datos por parte de los usuarios y del comportamiento general.
Descarga de los datos de uso de los reclutadores. Se pidió a los usuarios que exportaran ciertos datos específicos sobre el uso del reclutador para probar la comprensión y la interacción con la solución de descarga.
Para realizar estas tareas los usuarios interactuarían con un prototipo diseñado para el test con usuarios. Este prototipo se compartió primero con el equipo de Customer Success para validar el prototipo y la comprensión de las tareas de la prueba.
Listo el test de usuario, el Product Owner y yo nos reunimos con 10 clientes dispuestos a ayudarnos a mejorar nuestra solución. Pertenecían a empresas de diferente tamaño y presencia geográfica. Las pruebas se realizaron de forma remota mediante videollamada. Una vez finalizada las tareas, preguntamos a los usuarios sobre sus impresiones y necesidades para comprender mejor la validez de la solución.
La respuesta general de los usuarios fue positiva, la solución les parecía intuitiva, atractiva y útil. Los comportamientos principales, como filtrar, ampliar información o exportar datos, eran claramente naturales para ellos. Aun así, aún quedaban algunas mejoras por hacer.
La forma en que se visualizaba el KPI de finalización de tests no era realmente práctica. Los usuarios querían saber el estado de finalización para cada contacto, no cuántos contactos habían completado cada prueba. Este gráfico necesitaba ser revisado.
La previsualización global de uso de reclutadores no se percibía como un ranking de los mejores, por lo que la mayoría de los usuarios no interactuaban con las columnas de la tabla, sino que simplemente comparaban los números en la lista. Sólo 2 usuarios hicieron clic en las columnas para reordenar la clasificación, aunque otro usuario que no había usado las columnas también pidió ese mismo comportamiento tras terminar la prueba. Necesitábamos ser más explícitos sobre el sistema de clasificación del top 5 y sobre la posibilidad de ordenar el ranking por columna o acción.
Todos los usuarios entendieron el botón “Volver” al verlo, pero algunos tardaron un poco en encontrarlo. Tener una etiqueta permanente al lado del ícono podría ayudar a solucionar este problema.
Durante las pruebas también nos dimos cuenta de que algunos usuarios no se desplazaban hasta el final de la página y no veían las leyendas. Como había espacio para ello, se podría mover la leyenda arriba.
El comportamiento al pasar el ratón sobre los gráficos fueron claros en general, pero unos pocos usuarios tardaron en darse cuenta de que obtenían información adicional. Aunque una vez descubrían la información de un gráfico les resultó natural hacer lo mismo con el resto, tener un tutorial para nuevos usuarios podría mejorar la experiencia.
En conclusión, teníamos que hacer algunas mejoras, pero estábamos en el camino correcto y definitivamente ofrecíamos a los usuarios una solución mucho mejor que la anterior.
Los datos que nos proporcionó el test me permitieron trabajar en los ajustes para el diseño final.
Incluiríamos un tutorial para nuevos usuarios, trabajaríamos en los textos de la visualización global de uso de reclutadores para hacer explícita la clasificación del top 5, agregaríamos una etiqueta al botón «Regresar» y subiríamos las leyendas en las páginas de detalles.
Pero la mayor mejora se produjo para la visualización del KPI de finalización de los tests. Enfocándolo como una tasa de finalización para cada usuario, podríamos representar a todos los usuarios como un todo y dividirlos en 4 categorías: 3/3, 2/3, 1/3 y 0/3 tests completados. Un gráfico de tarta sería perfecto para esto. Para diferenciarlo de los otros KPI, decidí utilizar la variante del gráfico de gofres. Este gráfico puede resultar menos familiar para los usuarios, pero las formas cuadradas permiten comparar mejor los tamaños y las proporciones entre áreas.
Para el gráfico de evolución temporal, decidí reutilizar el gráfico de barras apiladas, ya durante el test con usuarios, a éstos parecía gustarles.
Trasn las sesiones de test de usuario y una conversación con el equipo Legal, decidimos agregar también una opción para anonimizar automáticamente los datos al descargarlos.
Hechos los ajustes, el diseño final para escritorio estaba listo para ser desarrollado.
Por supuesto, los pertinentes ajustes también se realizaron para móvil.
El nuevo panel de administración prometía ser un éxito tras escuchar los alentadores comentarios de los usuarios, incluso antes de que hiciéramos las mejoras encontradas durante las pruebas. A los usuarios les gustó tanto que solicitaron un panel similar para el portal de reclutamiento.
Para verificar que el nuevo panel realmente ayuda a aumentar el uso autónomo por parte de los clientes y que disminuyen las solicitudes de informes para equipo de Ventas y al Jefe de TI, se realizaría un seguimiento del uso una vez lanzado al público, con la esperanza de que los resultados sean positivos.
Personalmente disfruté mucho trabajando en este proyecto, entendiendo mejor los KPI de interés para los administradores y sus necesidades. La visualización de datos me parece un tema muy interesante y el proyecto me permitió profundizar en él. Además, el proceso fue muy fluido, la colaboración con el Product Owner fue estupenda y la confianza que depositó en mí para estructurar el proceso me ayudó a involucrarme más en el proyecto.
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